[A] Worauf sollte man besonders achten?
Im folgenden ein paar Aspekte, die beim Kauf einer Frankiermaschine in Betracht gezogen werden sollten:
- Mit genauen Aufzeichnungen über Ihr Postaufkommen können Sie vor dem Kauf eines Frankiergerätes besser abschätzen, ob die Frankiermaschine, die Sie ausgewählt haben, tatsächlich für alle Anforderungen Ihrer Postbearbeitung geeignet ist. Falls dies nicht für alle Merkmale bejaht werden kann, so ist zu fragen, wie stark diese Einschränkungen ins Gewicht fallen werden. Es ist z.B. nicht allzu tragisch, wenn Ihre Frankiermaschine bestimmte große (oder kleine) Umschlagformate nicht bearbeiten kann, solange es sich hierbei um selten auftretende Fälle handelt. Müssen diese Umschlagformate allerdings immer wieder und/oder in größeren Mengen versandt werden, so sollten Sie sich keine Maschine zulegen, die vor diesen Aufgaben kapituliert. TIPP: Lesen Sie sich vor dem Kauf ruhig schon mal die Bedienungsanleitung Ihrer favorisierten Frankiermaschine durch! Einige Hersteller haben die Betriebsanleitungen ihrer Modelle auf ihren Internetseiten veröffentlicht.
- Wichtig ist auch die Frage der Erweiterbarkeit des Systems um zusätzliche Komponenten. Auch wenn Sie anfangs z.B. Funktionen wie automatisches Wiegen und automatische Portoberechnung für entbehrlich halten, so kann es doch möglich sein, dass Sie später Ihre Meinung ändern. Unschön, wenn dann die eigentlich zu erwartenden Effizienzgewinne ausgebremst werden, weil Ihre Erweiterungswünsche ein komplett neues Frankiersystem erforderlich machen.
- Die Hersteller geben in der Regel an, für welche Versandmengen pro Tag die jeweiligen Geräte ausgelegt sind (beispielsweise "bis zu 50 Briefe/Tag"). Zwar ist es richtig, dass der theoretische Tagesumsatz der Maschinen sehr viel höher liegt, und im Einzelfall kann das Gerät durchaus mit Versandmengen oberhalb der angegebenen Schwellenwerte betrieben werden. Eine dauerhafte Überschreitung dieser Schwellenwerte jedoch würde sich negativ auf die Lebensdauer der Maschinen auswirken. Zudem stellt sich die Frage, ob bei dauerhaft höheren Versandmengen nicht allein schon unter ökonomischen Aspekten der Wechsel auf eine größere Maschine sinnvoll ist.
- Öfters werden Frankiermaschinen von mehreren Anwendern gemeinsam genutzt, um die Kosten dieser Investition zu senken. Mit Hilfe einer persönliche Bedienerkarte lassen sich die Kosten eindeutig aufteilen. Überprüfen Sie, ob die Anzahl der getrennt speicherbaren Kostenstellen für die beabsichtigten Zwecke ausreicht.
- Die Bedienfreundlichkeit des Gerätes sollte unbedingt im Eigenversuch getestet werden. Kommen Sie - zum Beispiel - besser mit einem LCD-Display oder einem Touchscreen zurecht? Ist die Bedienerführung im Display intuitiv verständlich? Ist die Schrift auch bei schlechten Lichtverhältnissen noch gut erkennbar? Hier wird jeder Anwender andere Prioritäten setzen.